Nieuwe koers Utrechtse binnenhaven

19 september, 2019

Wie aan Utrecht denkt, denkt niet direct aan een haven; die associatie is meer weggelegd voor Rotterdam of Amsterdam. Toch varen er jaarlijks zo’n 100.000 beroepsschepen langs in de Domstad. Een fiks deel daarvan maakt gebruik van de gemeentelijke binnenhaven Lage Weide. Een analyse die de gemeente Utrecht in 2017 heeft uitgevoerd, maakt duidelijk dat deze haven aan vernieuwing toe is, vooral op het gebied van technologie en gastheerschap. Wat is er gaande en wat kunnen we ervan leren? VNG Realisatie ging op bezoek.

De Havendienst Utrecht valt onder organisatiedeel Stadsbedrijven, met als kernactiviteit het beheer van de openbare ruimte voor een schone, hele en veilige buitenruimte. Denk aan de afvalinzameling of het onderhoud van parkeergarages. Hoewel de haven voor de meeste mensen die de stad bezoeken verborgen blijft, beslaat de haven een enorme oppervlakte. Bovendien is de haven van groot economisch belang voor de stad en de provincie. ‘Wij zijn verantwoordelijk voor de aanleg, het beheer en het onderhoud van de gemeentelijke haven,’ vertelt havenmeester Frank van Kleef. ‘We gaan over zowel de beroepsvaart als de recreatievaart. ‘Maar hier’, hij wijst door het raam van zijn kantoor aan de Tractieweg naar het Amsterdam-Rijnkanaal, ‘gaat het voornamelijk om de beroepsvaart.’

Vanwege het grote belang van de haven is vorig jaar het werkproces grondig geanalyseerd. Van Kleef: ‘Uit de analyse is naar voren gekomen dat bepaalde processen inefficiënt verlopen. We zien mogelijkheden om deze processen efficiënter en transparanter te laten verlopen, door bijvoorbeeld kritisch te kijken naar de invulling van de rol van de havenmeester.’

Gastheerschap

Een belangrijke reden om te vernieuwen is de centrale rol van het gastheerschap die Van Kleef en de gemeente Utrecht voor ogen hebben voor de havenmeester. Sofie Berns, digitaal organisatieadviseur van de gemeente Utrecht, maakt de volgende vergelijking: ‘Als je op het Stadskantoor in Utrecht op de zesde etage komt, word je ontvangen door een floormanager die je wegwijs maakt. Daar willen we met de rol van de havenmeester ook naartoe. Minder controleur, meer gastheer. Door de technologische mogelijkheden veel beter te gaan benutten, komt er meer ruimte voor gastheerschap en betere faciliteiten voor de schippers. De beweging daar naartoe noemen we Havenmeester van de Toekomst.’ Van Kleef: ‘Havenmeester van de Toekomst gaat over automatiseren én over het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. Innovatie maakt het mogelijk om administratieve handelingen te standaardiseren, waardoor er meer ruimte overblijft voor de havenmeester om de rol van gastheer beter te vervullen.’

80-20

In gemeenteland heeft het adagium ‘samen organiseren’ steeds steviger post gevat: we willen leren van elkaar en niet overal het wiel opnieuw uitvinden. Ook de gemeente Utrecht kijkt voor Havenmeester van de Toekomst verder dan de eigen kades lang zijn. Nederland heeft immers een aantal zeer gerenommeerde havens. Van Kleef kent ze allemaal: ‘Amsterdam, Scheveningen, Port of Twente. We gaan er op bezoek of hebben contact om te kijken hoe ze het daar doen. Tegelijkertijd praten we met applicatiebouwers over passende oplossingen. We verwachten dat we ongeveer 80 procent kunnen overnemen (generiek) en de overige 20 procent op maat zullen maken (specifiek).’

Booking.com

Havenmeester van de Toekomst is geen eenvoudige copy-paste-operatie. Behalve leren van andere havens, heeft Sofie Berns ook onderzoek gedaan naar concepten in de markt; een model waar de haven van kan leren. ‘Een systeem waar je de grote massa mee bedient en dat tegelijkertijd zo wendbaar is dat het waar nodig persoonlijke service kan bieden. De technologie zorgt voor gebruikersgemak, goede rapportages en transparantie. Dan kom je uit bij concepten als die van Booking.com. Ik zeg er wel nadrukkelijk bij dat de innovatie die we voor ogen hebben, niet alleen technologisch is. Digitalisering brengt veranderingen met zich mee voor de hele organisatie, voor de medewerkers en voor de schippers.’ ‘Met een beheersysteem dat voldoet aan de genoemde wensen, verleggen we de verantwoordelijkheid meer naar de schippers,’ legt Van Kleef uit. ‘De situatie is nu zo dat de registratie van het lossen van ladingen door schippers te afhankelijk is van de havenmeester. Het nieuwe systeem gaat het zelf aanmelden automatiseren en aantrekkelijker maken bijvoorbeeld door lagere tarieven te hanteren. Dat is overigens niet erg schokkend, schippers kennen dat al van de andere havens. Voor het aanpassen van de tarieven moeten we de havenverordening aanpassen. Dat is een bestuurlijk traject via ons college en de gemeenteraad.’

Doel voorop

‘Er zijn nog meer zaken waar je aan moet denken bij zo’n innovatietraject,’ weet Berns. ‘Bijvoorbeeld: hoe moeten we omgaan met persoonsgegevens? Verder kijk ik ook breed hoe we kunnen aansluiten bij GEMMA en Common Ground en hoe we toekomstbestendig en duurzaam kunnen aanbesteden. Maar ook hoe we de verhouding met leveranciers vormgeven: klassiek opdrachtgever-opdrachtnemer of samen ontwikkelen? Op dit moment zitten we nog vol in de marktverkenning. In mei 2020 willen we het eerste deel van de nieuwe applicatie kunnen draaien. Onze doelstellingen zijn helder, hoe we daar komen is niet in beton gegoten.’ En daarmee past Havenmeester van de Toekomst helemaal in de Utrechtse manier van ontwikkelen: behouden wat werkt en veranderen wat niet werkt. Het doel staat voorop, niet de techniek.

Innovatie

Naast dit innovatieve project vinden er nog veel meer innovaties plaats binnen gemeenten. Op de Pilotstarter vind je vele voorbeelden én kun je andere gemeenten zoeken om aan te sluiten bij jouw project!